ANALISA SWOT ISO 9001

 

Analisa SWOT ISO 9001:2015

Pada Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015, hal penting yang harus diketahui oleh organisasi saat melakukan upgrade adalah  identifikasi resiko dan peluang.

Seperti yang dijelaskan pada bagian “Introduction” dan sub nomor 01. General di Persyaratan ISO 9001:2015, bahwa salah satu manfaat untuk sebuah organisasi jika menerapkan sistem manajemen  mutu adalah Mampu menangani risiko dan peluang yang terkait dengan konteks dan tujuan perusahaan (point c)

Pemikiran berbasis risiko memungkinkan organisasi untuk (Clause A.4):

• menentukan faktor-faktor yang dapat menyebabkan proses dan sistem manajemen mutu mengalami penyimpangan dari hasil yang direncanakan,
• dapat membuat metode kontrol dan pencegahan
• dapat meminimalkan efek negative dan memaksimalkan penggunaan peluang yang muncul

Untuk Analisa Resiko dan Peluang, salah satu metode yang digunakan adalah analisis SWOT. Hasil analisis SWOT nantinya sangat berguna untuk memperdalam pemahaman perusahaan tentang Konteks Organisasi yang berhubungan dengan kondisi internal perusahaan itu sendiri (sebagai bahan evaluasi untuk meningkatkan kinerja) dan pihak eksternal atau pihak yang berkepentingan.

PENGERTIAN SWOT

SWOT adalah singkatan dari Strength, Weakness, Opportunities, dan Threats. Analisis SWOT adalaah teknik perencanaan strategi yang digunakan untuk mengevaluasi Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats) dalam suatu organisasi.

Analisis SWOT bukan hanya dapat digunakan dalam orgnisasi, tetapi juga dapat digunakan untuk mengelola aktivitas personal. Lebih jauh akan kita bahas secara ringkas berikut ini:

Strength (S)/Kekuatan

Yaitu analisis kekuatan, baik, asset, situasi, ataupun kondisi yang menjadi kekuatan dari organisasi. Yang perlu dilakukan di dalam analisis ini adalah setiap perusahaan atau organisasi perlu menilai kekuatan-kekuatan baik sebagai sebuah entitas unik dalam sebuah iklim operasional maupun dibandingkan dengan para kompetitor. Misalnya jika kekuatan perusahaan tersebut unggul di dalam teknologinya, maka keunggulan itu dapat di manfaatkan untuk mengisi segmen pasar yang membutuhkan tingkat teknologi dan juga kualitas yang lebih maju.

Untuk membuat analisis Strength, perlu dianalisa hal-hal berikut :

• Kelebihan apa yang dimiliki oleh organsiasi?
• Apa yang membuat organisasi lebih baik dari organisasi lainnya?
• Keunikan apa yang dimiliki oleh organisasi ?
• Apa yang menyebabkan kita mendapatkan penjualan ?
• Apa yang dilihat atau dirasakan oleh konsumen kita sebagai suatu kelebihan ?

Contoh :

1. Manajemen memiliki komitmen yang kuat untuk mengimplementasikan sistem manajemen organisasi internasional yang profesional.
2. Visi dan Misi organisasi didefinisikan dalam rencana strategis organisasi secara jelas, terukur dan terarah dan terkomunikasikan.
3. Komunikasi manajemen dan operasional berjalan dengan baik, anggota organisasi di semua bagian memiliki kesempatan yang sama dalam memberikan gagasan perbaikan terhadap proses yang berjalan.
4. Memiliki mesin produksi dengan teknologi mutakhir, dan manajemen berkomitmen untuk upgrade terhadap teknologi baru yang memberikan nilai tambah

Weakness (W)/Kelemahan

Yaitu analisis kelemahan, situasi ataupun kondisi yang merupakan kelemahan dari suatu organisasi. Adalah salah satu cara menganalisis kelemahan di dalam sebuah organisasi yang menjadi kendala dan tantangan serius dalam pertumbuhan organisasi.

Untuk membuat analisis Weakness, hal-hal berikut ini harus dianalisa, yaitu:

• Faktor apa saja yang dapat ditingkatkan dalam organisasi?
• Apa yang harus dihindari oleh organisasi?
• Faktor apa yang menyebabkan kehilangan pelanggan dan kesempatan?
• Apa yang dilihat atau dirasakan oleh pelanggan kita sebagai suatu kelemahan organisasi kita?
• Apa yang dilakukan oleh kompetitor sehingga mereka dapat lebih baik dari organisasi kita?

Contoh :

1. Manajemen hanya mengimplementasikan sistem manajemen bisnis konvensional, komitmen yang lemah untuk mengimplementasikan sistem manajemen kelas dunia.
2. Visi dan Misi organisasi hanya dijadikan istilah saja, tanpa ada definisi dan arahan strategis yang jelas.
3. Komunikasi antara manajemen dan operasional kurang optimal. Operasional cenderung pasif dalam memberikan gagasan untuk peningkatan performa organisasi, mengapa itu terjadi?
4. Mesin produksi sudah ketinggalan jaman, dan manajemen tidak memiliki komitmen kuat untuk upgrade ke teknologi yang lebih baru.

Opportunity (O) / Peluang

Yaitu analisis peluang, situasi atau kondisi yang merupakan kondisi kondusif di luar suatu organisasi yang memberikan peluang berkembang bagi organisasi. Cara ini adalah untuk mencari peluang ataupun terobosan yang memungkinkan suatu organisasi bisa berkembang di masa yang akan depan.

Untuk membuat analisis Opportunity, perlu dianalisa hal-hal berikut :

• Kesempatan apa yang dapat kita lihat?
• Peluang baru apa yang bisa kita ciptakan?
• Perkembangan tren apa yang sejalan dengan organisasi kita?

Beberapa contoh analisis Peluang ditinjau dari faktor eksternal.

1. Tidak memiliki terlalu banyak pesaing yang memproduksi produk yang sama.
2. Produk yang ditawarkan dapat diterima dengan baik oleh pasar dan meraih pangsa pasar yang cukup tinggi.
3. Pangsa pasar sangat luas dan belum tersentuh oleh kompetitor.
4. Persediaan bahan baku selalu ada dan bisa didapatkan dengan harga murah.
5. Masyarakat menilai positif dalam menilai dampak lingkungan yang diakibatkan oleh proses produksi.

Threats (T) / Ancaman

Yaitu analisis ancaman, cara menganalisis tantangan atau ancaman yang harus dihadapi oleh suatu organisasi untuk menghadapi berbagai macam faktor lingkungan yang tidak menguntungkan pada suatu perusahaan atau organisasi yang menyebabkan kemunduran. Jika tidak segera diatasi, ancaman tersebut akan menjadi penghalang bagi suatu usaha yang bersangkutan baik di masa sekarang maupun masa yang akan datang.

Untuk membuat analisis Opportunity, perlu dianalisa hal-hal berikut:

• Hambatan apa yang kita hadapi sekarang ?
• Apa yang dilakukan oleh pesaing organisasi ?
• Perkembangan Teknologi apa yang menyebabkan ancaman bagi organisasi ?
• Adakah perubahan peraturan pemerintah yang akan mengancam perkembangan organisasi ?

Beberapa contoh analisis kesempatan ditinjau dari faktor eksternal.

1. Banyak pesaing yang memproduksi produk yang sama, dan memiliki potensi kualitas produk yang lebih baik.
2. Produk yang ditawarkan kurang diterima oleh pasar, sehingga sulit untuk membangun pangsa pasar.
3. Persediaan bahan baku terbatas dan harganya mahal.
4. Proses produksi menghasilkan dampak yang tidak diterima dengan baik oleh masyarakat sekitar.

Manfaat analisis SWOT

Berdasarkan data kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang ada. Anda dapat melakukan pendekatan strategi sebagai berikut :

Strengths -> Opportunities

Menggunaan  kekuatan-kekuatan yang ada untuk  menciptakan  kesempatan- kesempatan. Kekuatan dan kelebihan yang dimiliki organisasi baik pada human capital maupun aset lain (misal brand awareness) tentu saja menjadi potensi besar organisasi untuk berkembang lebih kuat dan stabil. Namun apabila factor ini tidak diolah atau bahkan sama-sekali tidak disadari atau diketahui keberadaannya, potensinya akan menguap begitu saja. Peran analisis SWOT akan sangat membantu dalam pendataan kekuatan-kekuatan organisasi dalam eksistensinya.

Strengths -> Threats

Menggunakan kekuatan-kekuatan untuk menghindari dan mengeliminir ancaman-ancaman yang ada. Artinya jika organisasi telah secara baik mendokumentasikan dan menyadari potensinya, ia bisa gunakan untuk meminimalisir dan memitigasi permasalahan dan bentuk ancaman lainnya.

Weakness -> Opportunities

Menghilangkan kelemahan-kelemahan yang ada untuk menciptakan kesempatan-kesempatan. Organisasi apa pun paasti akan ditaantang oleh berbagai kelemahan yang muncul dari berbagai sisi, terutamaa jika lingkungan organisasi juga berubah secara dinamis. Kelemana harus dikelola, organisasi ciptakan radar yang ultra sensitive untuk mendeteksi dini potensi ancaman tersebut lalu gunakan kekuatan yang tepat untuk meminimalisirnya.

Weakness -> Threats

Menghilangkan kelemahan-kelemahan agar menghindari ancaman-ancaman. Apabila organisasi telah mampu mengenali berbagai titik lemah dalam sistemnya maka ia akan lebih mudah membuat langkah perencanaan dan eksekusi untukmemitigasi ancaman yang bisa timbul dari kelemahan tersebut.