AUDIT CHECKLIST

-

 
Image source: Freepic

 

Pengembangan Audit Checklist

Materi yang akan kita bahas dalam sesi ini adalah:

n  Maksud dan Tujuan Checklist

n  Bentuk Checklist

n  Pembuatan Checklist

n  Peninjauan Dokumen

 

Pengertian umum checklist audit

v  Checklist adalah alat bantu Auditor untuk menjamin kelengkapan cakupan kegiatan audit yang dilakukannya serta mencatat hasil pemeriksaan yang dilakukannya sehingga pelaksanaan audit dapat berjalan dengan efektif dan efisien.

v  Disarankan untuk membuat checklist sendiri sebagai hasil peninjauan dokumen dan memastikan kelengkapan pertanyaan sesuai dengan tujuan dan arah pelaksanaan audit

 

Tujuan Dibuat Audit Checklist

v  Mengatur dan mengendalikan ruang lingkup audit agar sesuai dengan rencana yang telah dibuat

v  Menjamin cakupan lengkap dari suatu area

v  Menambahkan ingatan auditor

v  Meningkatkan efisiensi auditor

v  Memberikan konsistensi antar auditor

v  Untuk mengatur dan mengendalikan waktu pelaksanaan audit.

v  Memberikan panduan dalam menelusuri dokumen referensi yang diperlukan.

 

Bentuk Checklist

v  Tidak ada standar bentuk checklist

v  Disarankan membuat format dengan kolom untuk :

§  Waktu Audit (Hari, Tanggal, Jam)

§  Jenis Audit

§  Nama Auditor

§  Nama & Bagian Auditee

§  Pertanyaan

§  Jawaban Pertanyaan : Ya & Tidak

§  Penjelasan/Keterangan

§  Keputusan/Hasil Penilaian

 

Pembuatan Checklist

v  Pembuatan checklist diawali dengan pengenalan dan pemahaman atas proses atau area yang akan diaudit dengan cara :

§  Peninjauan Dokumentasi Proses

§  Pengumpulan informasi atas proses tersebut

§  Hal lain yang harus disiapkan dan dikenali adalah :

§  Persyaratan yang digunakan sebagai acuan/referensi

•          Standar Sistem, Produk

•          Peraturan dan Perundang-undangan

§  Hasil Audit sebelumnya atas proses/area tersebut

v  Pertanyaan checklist sebaiknya singkat dan padat, mengarah kepada apa yang ingin dicari / diperiksa.

 

Contoh Pertanyaan Checklist

v  Apa persyaratan ISO 9001:2015 yang berkaitan?

v  Apakah ada peraturan atau persyaratan lain yang terkait ?

v  Apa saja tujuan dari proses?

v  Apakah yang menjadi input proses?

v  Siapa saja pelanggan dari proses?

v  Apa saja aspek penting dalam proses tersebut & bagaiamana kendalinya?

v  Apakah langkah pengendalian aspek cukup efektif ?

v  Apakah dokumen pendukung (form, label dll) tersedia di lapangan ?

v  Bagaimana pengendalian dokumen dan catatan di lapangan?

v  Apakah mereka menggunakan laporan ketidak-sesuaian?

v  Apakah ada jadwal audit?

v  Apakah auditor yang ditunjuk memiliki kualifikasi dan independen dari bidang yang diaudit?

 

Peninjauan Dokumen Proses

Peninjauan Dokumentasi Proses dilakukan untuk :

v  Mengenali Dokumen/prosedur

§  Jenis dan Isi dokumen

§  Mengenali Proses & Interaksinya

§  Input & Output

§  Sumber Daya

v  Mengenali Potensi Masalah pada proses

v  Memperhatikan persyaratan khusus

§  Proses dan produk

§  Undang-undang & regulasi

 

Mengenali Dokumentasi

v  Jenis Dokumen yang digunakan :

§  Prosedur / Instruksi Kerja

§  Formulir

§  Pelaksana/Penanggung Jawab penggunaan dokumen

v  Isi dokumen

§  Informasi / data :

•          Data pokok

•          Data pendukung

v  Tujuan penggunaan dokumen

 

Mengenali Proses

v  Penggunaan sumberdaya untuk mengubah masukan menjadi keluaran

v  Memahami Siklus P-D-C-A yang ditetapkan dalam alur proses.

v  Proses dilakukan secara manual atau otomatis (komputerisasi)

v  Memahami urutan proses dilakukan dengan mengetahui tahapan atau aktivitas-aktivitas yang dilakukan dalam proses tersebut.

 

Mengenali Proses dan Interaksinya

v  Memahami interaksi antar proses dilakukan dengan memperhatikan :

§  Bagian/area lain yang terkait

§  Hubungan dengan bagian/area yang terkait :

•          Satu arah

•          Dua arah (timbal balik)

§  Apa yang menghubungkan bagian/area tersebut :

•          Produk

•          Informasi/Data

§  Bentuk penghubung :

•          Manusia

•          Mesin atau komputer

•          Dokumen

 

Mengenali Potensi Masalah

v  Seorang auditor diharapkan dapat mengetahui potensi masalah yang ada dalam proses yang akan diaudit berdasarkan pemahamannya terhadap sistem/proses yang dipelajarinya.

v  Potensi masalah juga dapat dipahami berdasarkan pengalaman dan pengetahuan yang diterima/dimilikinya, berdasarkan informasi yang diterima.

v  Potensi masalah yang ada tidak berarti suatu penyimpangan yang pasti/akan terjadi dan dicari dalam pelaksanaan audit.

v  Bertujuan untuk mengetahui sejauh mana Auditee memahami permasalahan yang ada didalam bagian/prosesnya dan tindakan koreksi yang dilakukan.

 

Memperhatikan Persyaratan Khusus

v  Persyaratan Standar ISO 9001:2015

v  Persyaratan Organisasi

v  Persyaratan Industri

v  Hukum dan Undang-Undang

v  Peraturan Pemerintah

 

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Manajemen Risiko Berbasis SNI/ISO 9001:2015

-
Gambar
  Manajemen risiko berbasis SNI/ISO 9001:2015 membutuhkan pemahaman dan penerapan beberapa konsep penting, di antaranya: Konteks Organisasi: Sebelum dapat memulai manajemen risiko, organisasi harus memahami konteksnya dengan benar, termasuk pemahaman tentang tujuan dan sasaran bisnis, lingkungan internal dan eksternal, serta kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan (stakeholder). Identifikasi Risiko: Organisasi harus dapat mengidentifikasi risiko secara sistematis dan menyeluruh yang terkait dengan tujuan dan sasaran bisnisnya. Identifikasi risiko dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai metode seperti analisis SWOT, analisis PESTEL, atau analisis 5M. Penilaian Risiko: Setelah risiko diidentifikasi, organisasi harus melakukan penilaian risiko untuk menilai tingkat dampak dan probabilitas terjadinya risiko. Penilaian risiko juga harus mempertimbangkan tindakan yang telah dilakukan untuk mengurangi risiko, sehingga dampak dan probabilitas risiko dapat diperkirakan secara le...
Baca selengkapnya

SEJARAH ISO

-
Gambar
Konsultasi gratis: QAInteraktif, email: rekaide(at)yahoo(dot)com   Gambar: Anggota pendiri ISO (source: Wikipedia).   SEJARAH ISO §   ISO (International Organization for Standardization)   adalah badan organisasi   standarisasi internasional yang bertugas membuat standard   §   ISO berasal dari bahasa Yunani   ISOS yang artinya Equal atau SAMA. Di mana pun negara dan apa pun bahasanya, penerapan standard harus sama.   §   Membantu industri dan organisasi dunia agar bisa mencapai suatu hasil yang lebih efektif dan effisien yang proses bisnisnya dipahami bersama.    §   ISO didirikan di Inggris pada tahun 1947. Saat ini Sekertariat ISO berkedudukan di Genewa, Swiss.   Mulanya keanggotaan ISO terdiri dari perwakilan 25 Negara yang tergabung dalam Institute of Civil Engineer di London yang ditugaskan untuk membuat keseragaman standard.   §   Saat ini anggotanya lebih dari163 negara den...
Baca selengkapnya

CONTOH WORKSHEET - MATRIKS KOMUNIKASI

-
Gambar
  Contoh Matriks Komunikasi Internal   MATRIKS KOMUNIKASI Organisasi harus mendesain dan merekam pola komunikasinya agar berjalan efektif dan efisien. Komunikasi sangat vital bagi keberlangsungan proses organisasi. Komunikasi diklasifiksikan sebagai komunikasi internal dan ekstenal. Komunikasi internal memetakan bagaimana dan melalui media apa saja untuk menyampaikan strategi maupun lainnya sesuai dengan visi yang hendak diraih beserta misi yang harus dilaksanakan. Komunikasi eksternal ditujukan untuk memetakan bagaimana komunikasi organisasi dengan fihak luar dilakukan dan direkam. Komunikasi internal dan eksternal dapat dinyatakan ke dalam rekaman jenis, obyek, periode, penerima informasi, tools yang digunakan, serta PIC yang bertanggung-jawab memantaunya. Jenis komunikasi merupakan definisi bentuk komunikasi yang dijalankan organisasi, bisa yang sifatnya rutin terjadwal, maupun yang tidak terjadwal namun tetap harus didokumentasikan sebagai salah satu eviden p...
Baca selengkapnya