CONTOH WORKSHEET - ISU INTERNAL & EKSTERNAL

 

Dalam setiap klausul terdapat berbagai lampiran analisis yang disebut worksheet dan harus dilakukan dan direkam oleh tim ISO. Dengan melakukan analisis tersebut organisasi diharapkan telah prepared terhadap konteks dan ruang lingkup operasionalnya. Berikut akan dibahas beberapa contoh matriks yang kolomnya bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi organisasi masing-masing.

Dalam membuat analisis kita bisa definisikan matriksnya ke beberapa kata kunci yang dijadikan tolok ukur penilaian, yaitu misal:

Kelompokkan kajian agar mudah melakukan break down analisis. Kemudian tentukan isu dan tren yang terjadi secara spesifik, jelas terdefinisi, measurable, terukur dengan skala yang bisa dipertanggungjawabkan, achievable, langkah dan program konkrit yang bisa dijalankan oleh organisasi, relevansinya dengan langkah mitigasi isu terkait dan secara timely, tepat jadwal eksekusi.

Contoh Matriks Isu Internal

Kaji berbagai isu internal menggunakan parameter uji di atas terhadap:

1. Visi – Misi

Kaji apakah misi dan visi orgaanisasi masih relevan dengan kondisi? Apakah anggota organisasi memahami sepenuhnya visi apa yang disasar dan misi yang digunakan untuk mencapainya?

2. Kebijakan, Sasaran Mutu, Strategi      (‘SMART’/ Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Timely.)

Kaji menggunakan prinsip SMART terhadap kebijakan mutu yang dibuat oleh organisasi dalam mewujudkan tercapainya sasaran mutunya. Strategi yang digunakan apakah masih relevan, buat challenge terhadap upaya pencapaian serta keterlibatan anggota organisasi, misal dengan menggunakan metode SPRINT.

3. Tata Kelola Organisasi

Tata kelola organisasi menjadi salah satu hal vital yang perlu dikritisi setiap saat ada situasi yang rentan mempengaruhi kinerja organisasi. Dalam sebuah organisasi modern, turnover yang cukup tinggi sudah umum guna menyesuaikan perubahan yan harus dihadapi. Namun ada pula organisasi yang mempertahankan tata kelola organisasinya meskipun kondisi sulit. Tentu saja, dalam melakukan hal tersebut organisasi menggunakan strength-nya di asset lain, misal human capital dan supply chain.

4. Sistem dan alur informasi serta pengambilan keputusan

Kaji mendalam terhdap sistem dan alur informasi serta pengambilan keputusan agar tidak muncul isu yang berarti. Cari tahu dan terapkan tren baru guna menunjang efektivitas dan efisiensi organisasi. Dalam persaingan global yang semakin serba cepat dan tepat ini organisasi, misal, harus menyesuaikan bagaimana keputusan urjen diambil lebih efisien dan dengan memangkas jalur birokrasi yang tidak perlu.

5. Sumber Daya dan Kompetensi

Perhatikan dengan baik isu yang bisa sewaktu-waktu muncul dari gap sumber daya yang dimiliki organisasi beserta kompetensi yang membuat produk/jasa terpengeruh. Ambil langkah mitigasi guna mengeliminir isu dan mendapatkan opportunity.

6. Budaya Organisasi

Budaya organisasi menjadi salah satu yang beriringan dengan visi-misi organisasi. Apabila ada isu utama di ranah visi-misi tentu saja budaya organisasi akan terdampak. HR harus memiliki kepekaan ekstra guna memberdaayakan asset dan sumber daya yang dimiliki organisasi.

Contoh Matriks Isu Eksternal antara lain:

1.  Politik
2.  Sosial
3.  Ekonomi
4.  Budaya
5.  Regulasi 
   

Kesemuanya itu di era serba teknologi dan keterbukaaan informasi seperti saat ini sangat cepat berubah. Peta politik, terutama saat mendekati pergantian rezim akan lebih bergejolak. Kondisi sosial pun sangat dinamis yang memerlukan keahlian ekstra untuk selalu bisa memetakan arah perubahan dan trennya. Perekonomian yang terdaampak inflasi tentu tidak luput dari perhatian. Banyak faktor eksternal lainnya yang harus diwaspadai namun begitu selalu sertakan juga analisis peluang karena di setiap kesulitan selalu disertai banyak kemudahan.