PAPERLESS SYSTEM

 

ROADMAP TO PAPERLESS SYSTEM

Paperless system merupakan salah satu inovasi pelayanan publik yang dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas interaksi antara pengguna jasa dengan organisasi tanpa harus melalui customer service konvenssional karena kinerja sistem dibuat otomatis, termasuk dokumentasi, konten informasi, dan analisis.

Berikut ini beberapaa aspek yang harus diperhatikan dalam memberikan pelayanan publik berbasis paperless.

I.              DASAR HUKUM

A.   UU  No.11 Tahun 2008 tentang  Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE)

Pengaturan Informasi, Dokumen, dan Tanda Tangan Elektronik, dituangkan dalam Pasal 5 s/d Pasal 12 UU ITE. Secara umum dikatakan bahwa  Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, yang merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Demikian halnya dengan Tanda Tangan Elektronik, memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.Namun pembuatan tanda tangan elektronik tersebut harus memenuhi persyaratan-persyaratan yang ditentukan.

B.   Keabsahan Transaksi Elektronik

Berbicara masalah keabsahan suatu transaksi, orang selalu akan mendasarkan pada ketentuan dalam Pasal 1320 Kitab Undang-undang Hukum Perdata yang menyatakan bahwa untuk sahnya suatu perjanjian diperlukan syarat, yakni:
1.     Cakap untuk membuat suatu perikatan;
2.     Sebab yang halal.

Dengan mendasarkan pada ketentuanPasal 1320 KUHPerdata sebenarnya tidak dipermasalahkan mengenai media yang digunakan dalam transaksi, atau dengan kata lain Pasal 1320 KUHPerdata tidakmensyaratkan bentuk dan jenis media yang digunakan dalam bertransaksi.Olehkarena itu, dapat saja dilakukan secara langsung maupun secara elektronik.Namun suatu perjanjian dapat dikatakan sah bila telah memenuhi unsur-unsursebagaimana dimaksud dalam Pasal 1320 tersebut.

Demikian pula asas kebebasanberkontrak yang dianut KUHPerdata, dimana para pihak dapat bebas menentukan danmembuat suatu perikatan atau perjanjian dalam bertransaksi yang dilakukandengan itikat baik(Pasal 1338).Jadi apapun bentuk dan mediadari kesepakatan tersebut, tetap berlaku dan mengikat para pihak karenaperikatan tersebut merupakan undang-undang bagi yang membuatnya.

Permasalahanakan timbul dari suatu transaksi bila salah satu pihak ingkar janji. Penyelesaian permasalahan yang terjadi tersebut, selalu berkaitan dengan apayang menjadi bukti dalam transaksi, lebih-lebih bila transaksi menggunakansarana elektronik.Hal ini karena penggunaan dokumen atau data elektroniksebagai akibat transaksi melalui media elektronik, belum secara khusus diatur dalamhukum acara yang berlaku, baik dalam Hukum Acara Perdata maupun dalam Hukum Acara Pidana. Mengenai hukum materiilnya pada dasarnya sudah secara tegasdiatur dalam Pasal 15 ayat (1) Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang DokumenPerusahaan yang menyatakan bahwa “dokumen perusahaan yang telah dimuat dalam microfilm atau mendia lainnya dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah”.

Selanjutnya apabila kita perhatikan ketentuan dalam Pasal 1 angka 2 mengenai pengertian dokumen  dan dikaitkan dengan ketentuan Pasal 12 ayat (1) dan ayat (2)Undang-undang Nomor 8 Tahun 1997 jo. Pasal 1320 KUHPerdata, transaksi melalui media elektronik adalah sah menurut hukum.

C.   Aspek Hukum Pembuktian Terhadap Data Elektronik

Masalah yang mengemuka dan diatur dalam UU ITE  adalah hal yang berkaitan dengan masalah kekuatan dalam sistem pembuktian dari Informasi, Dokumen, dan Tanda Tangan Elektronik. Pengaturan Informasi, Dokumen, dan Tanda Tangan Elektronik, dituangkan dalam Pasal 5 s/d Pasal 12  UU ITE. Secara umum dikatakan bahwa  bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah, yang merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia. Demikian halnya dengan Tanda Tangan Elektronik, memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.Namun pembuatan tanda tangan elektronik tersebut harus memenuhi persyaratan-persyaratan seperti yang telah ditentukan.

Pasal 5 ayat 1 s/d ayat 3, secara tegas menyebutkan:  Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah dan merupakan perluasan dari alat bukti yang sah sesuai dengan Hukum Acara yang berlaku di Indonesia sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang ini. Namun dalam ayat (4) ada pengecualian yang menyebutkan Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik tidak berlaku untuk: (a). surat yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk tertulis; dan (b). surat beserta dokumennya yang menurut Undang-Undang harus dibuat dalam bentuk akta notaril atau akta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta.

Pasal 11 menyebutkan, Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut : (a). data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Penanda Tangan; (b). data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Penanda Tangan; (c). segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; (d). segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; (e). terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Penandatangannya; dan (f). terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa Penanda Tangan telah memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang terkait.

Sebagaimana telah dikemukakan berkembangnya penggunaan sarana elektronik dalam berbagai transaksi, di samping memberikan manfaat yang positif yakni adanya kemudahan bertaransaksi, juga memberikan manfaat yang sangat besar bagi penyimpanan dokumen sebagai hasil kegiatan usaha yang dilakukan.Namun, memang diakui bahwa disamping keuntungan tersebut dalam penggunaan sarana elektronik terdapat pula kekurangan atau kelemahannya apabila dihadapkan pada masalah alat bukti di pengadilan.

Dalam hukum perdata sebagaimana diatur dalam Pasal 1866, alat bukti terdiri atas:
a.       bukti tertulis;
b.       bukti saksi;
c.       persangkaan;
d.       pengakuan;
e.       sumpah.

II.            PRODUCTIVITY FACTS

A.   Produktivitas proses dilaporkan meningkat 30 s.d. 50% di organisasi yang menerapkan Sistem Paperless.

B.   Efisiensi waktu siklus proses 3 s.d. 10x lipat dari paper-based system

C.   Reduksi pembiayaan untuk ATK rata-rata mencapai 7,5%

 

III.           BUSINESS PROCESS TO PAPERLESS

1.    Scan Dokumen dan Simpan dalam Direktori

Lakukan scanning pada dokumen cetak yang belum terdokumentasi secara elektronis.Tahap ini dapat dilakukan secara bertahap atau dimulai dari periode tertentu.Database yang telah diubah ke bentuk data elektronis kemudian disimpan dalam berbagai direktori sesuai dengan kelompok dan jenis file. Direktori ini dapat disimpan dalam media penyimpanan internal (Hard disk) maupun cloud (server based) tergantung kondisi dan persyaratan ketentuan ketersediaan dan pengamanan informasi IT.

 

2.    Lakukan Pengindeksan file

Database file elektronik kemudian diindeks sesuai dengan klasifikasinya. Proses indexing ini dapat dipermudah dengan memberikan kode-kode khusus pada jenis file elektronik serta folder/direktori penyimpanannya.

 

3.    Integrasi dengan Aplikasi

Berbagai file elektronik yang telah tersimpan rapi dalam database sesuai dengan kaidah filing yang aman dan tertelusur dapat dibuka, disunting, dan diolah untuk menghasilkan berbagai output organisasi dengan menggunakan aplikasi/software yang customized untuk setiap organisasi.

 

4.    Otomatisasi Alur Kerja (Workflow)

75% permasalahan filing manual ada pada aktivitas data entry secara manual.30% jam kerja dihabiskan hanya untuk mencari file dan agregrasi data. Diperlukan Aplikasi/ Software yang dirancang khusus untuk mengotomatisasi berbagai kalkulasi algoritma, proses bisnis, dan prosedur data reporting berbasis database sehingga user sangat dipermudah untuk mensortir database dan mencetaknya dalam format-format laporan yang dikehendaki. Input data mandiri bagi pengguna jasa juga didesain dalam aplikasi, termasuk berbagai sistem tracking proses dan notifikasi terkait dengan proses baik pada dashboard manajemen maupun pengguna jasa.

 

5.    Case Management

Berbagai data yang ada dalam sistem dapat digunakan untuk membuat berbagai analisis strategis. Dengan menggunakan aplikasi dapat dibuat sistem matriks database yang memudahkan top management mengambil keputusan strategis serta memantau kondisi internal organisasi maupun pengguna jasa dan stakeholder.

 

IV.          ROADMAP BERBASIS ISO 27000 DAN 20000

 

V.           ROADMAP TO SOFTWARE DEVELOPMENTAND CONTENT

A.   SOFTWARES

Software berupa perangkat lunak berbasis web menggunakan bahasa pemrograman PHP atau interaktif dengan menggunakan Adobe Flash. Software terdiri dari interface untuk touchscreen monitor server atau monitor konvensional yang telah dimiliki oleh organisasi. Dalam software akan terdapat fitur dan fungsionalitas sebagai berikut:

1.    Content Management System (CMS) sebagai ‘rumah’ bagi konten dan fitur yang setiap waktu bisa ditambah atau dikurangi sesuai kebutuhan.

2.    CMS memiliki menu-menu seperti:

a.    Menu HOME untuk mendisplay dashboard bagi pengunjung atau pengguna jasa, baik yang umum tanpa user name dan password maupun yang menggunakannya untuk akses fitur khusus.

b.    Menu SOP yang berisi berbagai SOP pelayanan publik yang bisa diakses oleh masyarakat

c.    Menu eLearning yang berisi modul animasi yang menjelaskan prosedur atau langkah pelayanan tertentu agar masyarakat pengguna lebih mudah memahaminya

d.    Menu Video Profile yang juga bisa secara default ditayangkan di halaman HOME yang memutar secara berulang video profil organisasi

e.    Menu Suara Pelanggan yang befungsi untuk memberikan masukan/input pelanggan kepada organisasi

f.     Menu Polling atau Jajak Pendapat yang berfungsi untuk mengukur tingkat kepuasan pelanggan terhadap layanan tertentu yang ditargetkan. Isi polling bisa editable oleh admin sesuai kebutuhan

g.    Menu khusus yang harus log in dengan user name dan password yang bersisi data privat pelanggan tertentu berupa scan dokumen pokok, list validitas dokumen pelanggan, dan catatan khusus lain

 

B.   KONTEN

Konten merupakan isi informasi yang diunggah dalam server touchscreen monitor. Konten berupa:

1.    Video Profil

Berupa video berdurasi kisaran 10 s.d. 15 menit berisi tour lokasi pelayanan, visi dan misi, unit-unit pelayanan, staf pelayanan, komitmen top manajemen, fasilitas, sarana dan prasarana yang dikemas secara informative yang bisa digunakan sebagai presentasi kepada pelanggan, stakeholders, dan investor.

2.    Dokumen SOP (JPEG, PDF, WORDS, EXCEL)

Merupakan dokumen SOP yang bisa dibaca oleh publik menyangkut pelayanan yang diperlukan.

3.    Animasi eLearning

Berupa animasi pendek dan ringan yang menjelaskan tata cara atau prosedur tertentu yang ditujukan untuk membuat pengguna jasa lebih paham.

4.    Aplikasi khusus

Berupa aplikasi untuk memudahkan control kepuasan pelanggan atau data mining/database pengguna jasa.

 

C.   JADWAL PRODUKSI

1.    Produksi video/ shooting video di lokasi memerlukan kurang lebih 3 hari kerja dengan obyek shooting telah dipersiapkan terlebih dahulu sesuai dengan naskah yang disetujui. Persiapan termasuk di antaranya: Koordinasi lokasi dan staf pelayanan, sekapur sirih dari Kepala UPT, dsb.

2.    Produksi konten animasi (paket 3 animasi) berkisar 2 minggu

3.    Produksi software dan aplikasi berkisar 3 minggu

4.    Presentasi produk akhir dan modifikasi/revisi 1 minggu