PELAKSANAAN AUDIT
PELAKSANAAN AUDIT
Materi Pembahasan yang harus diperhatikan adalah:
n Persiapan
n Pertemuan Pembukaan
n Pelaksanaan Audit
n MendPerusahaanumentasikan Hasil/Temuan Audit
n Memberitahukan Temuan pada Auditee
n Pertemuan Penutupan
Persiapan Audit
v Sebelum Audit dilakukan, pastikan beberapa hal telah siap dan tersedia antara lain :
§ Auditor dan Auditee telah sepakat atas jadwal/waktu audit yang ada.
§ Dokumen pendukung untuk pelaksanaan audit seperti :
• Salinan Prosedur
• Salinan Standar ISO 9001:2015
• Formulir Laporan Hasil Audit
• Checklist
§ Alat tulis
§ Alat pendoknumentasi/perekam (camera), jika perlu
Pelaksanaan Audit
v Audit dilakukan pada Perusahaan tempat proses penerapan sistem dijalankan.
§ Pastikan Auditee sudah siap saat datang ke lokasi audit
§ Disarankan datang tepat waktu sesuai jadwal
v Jangan terpengaruh pihak Auditee untuk membuang waktu saat tiba atau menuju lokasi audit
v Lakukan pertemuan pembukaan jika perlu, jika tidak maka dapat langsung menuju tempat Auditee dengan bantuan pemandu atau pendamping.
v Sebelum memulai audit, sepakati dahulu dengan pihak Auditee untuk dapat sama-sama memfokuskan diri pada pelaksanaan audit tersebut.
Pertemuan Pembukaan
v Pelaksanaan
§ Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan kondisi organisasi
§ Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.
§ Dilaksanakan secara singkat dan jelas
§ Tujuannya :
§ Konfirmasi Rencana Audit
§ Penjelasan pelaksanaan audit
§ Konfirmasi jalur komunikasi
§ Kesempatan bertanya dari auditee
§ Peserta :
§ Auditor
§ Auditee
§ Wakil Manajemen
Agenda Pertemuan Pembuka
v Perkenalan anggota tim audit dengan pihak yang diaudit dan sebaliknya.
v Penjelaskan Auditor mengenai :
§ Tujuan audit
§ Ruang lingkup audit
§ Rencana/Jadwal audit
§ Metode audit
§ Kriteria penilaian.
v Membahas hal-hal umum (logistik, waktu rapat penutupan, ruang khusus untuk para auditor, dsb).
v Tanya jawab
Kegiatan Audit
1. Wawancara
Wawancara dilakukan untuk mengetahui dan mendapatkan informasi dari Auditee mengenai :
o Pemahaman atas Sistem & Dokumentasi
o Pelaksanaan Sistem
o Hasil dan Kegunaan Sistem
o Penyelesaian Masalah
o Tinjauan & Analisa Data
o Tindakan Koreksi & Pencegahan
o Lama wawancara disesuaikan dengan kebutuhan untuk mendapatkan informasi langsung dari Auditee
o Gunakan Checklist untuk memandu proses wawancara
o Jangan mengambil seluruh waktu audit hanya untuk wawancara
Tehnik Wawancara
ï Hindari memberi pertanyaan yang mengarah dan memojokkan Auditee;
ó Mengapa anda mengunakan sistem inspeksi yang sudah jelas tidak efektif ?
ó Anda tidak mengirim dengan sengaja produk yang reject kan ?
ï Gunakan bahasa tubuh (mimik muka, gerak tangan, kontak mata)
õ Perhatikan saat Auditee berbicara, disarankan lebih banyak menjadi pendengar daripada pembicara
õ Katakan persetujuan atas penjelasan auditee yang sesuai dengan kriteria audit
õ Pilih kata yang sesuai dan umum dimengerti, bila ada istilah yang masih asing maka diperjelas artinya untuk menghindari pengertian yang berbeda
ï Pergunakan penekanan nada suara untuk memperjelas maksud
ï Tunggu beberapa saat setelah auditee selesai berbicara sebelum mengajukan pertanyaan
õ Buat kesimpulan informasi yang didapat serta konfirmasi kepada auditee untuk persetujuan atau koreksinya.
Jenis Pertanyaan
v Pertanyaan Terbuka
§ Bagaimana ……..?
v Pertanyaan Tertutup
§ Apakah & Kapankah serta dimana ……?
v Pertanyaan Mengarahkan
§ Benarkah ……..?
v Pertanyaan Penegasan / Naif
§ Dapatkah ………?
v Meminta untuk menunjukkan
§ Tunjukkan pada saya ….?
2. Pemeriksaan
v Pemeriksaan dilakukan pada beberapa hal :
§ Dokumentasi
§ Penelusuran proses dan Interaksi antar Proses
§ Hasil Proses
§ Catatan Mutu
§ Sample pemeriksaan dilakukan secara random/acak dengan memilih sendiri bagian dari proses yang akan diaudit.
v Melakukan penelusuran melalui produk dan atau dPerusahaanumen untuk mengetahui hubungan/kaitan satu proses dengan proses lainnya.
v Pemeriksaan tidak boleh keluar dari lingkup proses yang diaudit.
Pemeriksaan dokumentasi
v Kesesuaian DPerusahaanumentasi telah memenuhi persyaratan standar.
§ Identifikasi/kode dokumen
§ Bentuk/Layout
§ Konsistensi antar dokumen
v Kelengkapan Dokumen.
§ Dokumen yang dimiliki oleh auditee sesuai dengan distribusi yang ditetapkan.
§ Status Pengesahan dan pengendalian dokumen.
§ Pemahaman Auditee
§ Isi dan penggunaan
Tehnik Penelusuran
v Penelusuran dilakukan dengan mengambil secara acak/random satu atau beberapa catatan.
v Cara Penelusuran :
§ Memeriksa dari awal proses ke akhir proses
§ Memeriksa dari akhir proses ke awal proses
§ Memeriksa dari tengah proses ke awal dan atau akhir proses
§ Hubungkan dan telusuri satu catatan dengan catatan yang lainnya dan periksa kesesuaiannya dengan uraian yang dijelaskan dalam prosedur.
Pemeriksaan Hasil Proses
v Pemenuhan atas kesesuaian Produk
§ Persyaratan/spesifikasi pelanggan
§ Persyaratan organisasi
§ Persyaratan standar atau perundang-undangan tertentu
v Pencatatan Data
§ Perhitungan Data
§ Validitas Data --- tanda tangan
§ Arti Data
v Kinerja Pencapaian Sasaran Mutu
§ Rencana vs Realisasi
Pemeriksaan Catatan
v Pemeriksaan catatan dilakukan untuk mengetahui dan memeriksa bukti bahwa proses telah dilakukan.
v Periksa dan pastikan bahwa antara catatan yang berhubungan dapat ditelusuri dengan mudah.
§ Metode untuk menelusuri antar catatan dapat menggunakan :
• Identifikasi Catatan ; kode dokumen, no. urut catatan
• Identifikasi Proses ; nama proses; nama pelaksana
• Identifikasi Produk ; nama produk; no. order
§ Penelusuran catatan dapat dilakukan melintas lingkup proses/bagian yang sedang diaudit.
Catatan yang Perlu Diperiksa
v Laporan Internal Audit
v Daftar Induk Dokumen
v Hasil Tinjauan Manajemen
v Hasil Survey Pelanggan
v Laporan Keluhan Pelanggan
v Catatan Hasil Pelatihan
v Hasil Tinjauan Order
v Daftar Supplier
v Hasil Evaluasi Supplier
v Hasil-hasil Kegiatan Desain dan Pengembangan
v Laporan & Status Kalibrasi
v Hasil Pencapaian Sasaran Mutu/Operasi Proses
v Hasil Pengukuran Produk & Proses
v Hasil Analisa Data
Pemeriksaan Data
v Untuk mengetahui dan memeriksa hasil dari proses yang dilakukan dan apakah telah memenuhi persyaratan ataupun sasaran yang ditetapkan.
v Dilakukan dengan menelusuri data dan perhitungan yang dilakukan didalam catatan yang diperiksa.
§ Jika perlu lakukan simulasi perhitungan atas data yang ada.
§ Periksa data pada satu catatan dengan data pada catatan lain yang berhubungan
§ Pastikan data pada satu catatan memiliki korelasi dengan data pada catatan lain untuk satu jenis kasus/masalah yang sama
§ Periksa validitas/keabsahannya yang cukup dan dilakukan oleh yang berwenang.
v Periksa berapa lama data tersebut disimpan dan bagaimana penyimpanan data dilakukan.
Pencapaian Kinerja
v Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah realisasi hasil proses sesuai dengan rencana yang ada.
§ Rencana dapat berupa :
• Sasaran Mutu Bagian atau Organisasi
• Rencana Kerja/Planning
§ Realisasi dapat ditunjukkan dalam :
• Laporan Hasil Proses
v Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan analisa dari perbandingan antara rencana dengan realisasi yang ada.
§ Metode tehnik statistik yang digunakan.
§ Pelaksana dan penanggung jawab analisa data
3. Pengamatan
v Dalam pelaksanaan audit perlu dilakukan pengamatan terhadap beberapa hal yang bertujuan :
§ Sebagai tambahan informasi
§ Sebagai cara pembuktian hasil proses
v Beberapa hal yang perlu diamati adalah :
§ Bahasa Tubuh Auditee
§ Kondisi Proses
§ Metode Kerja
§ Kemampuan Personel
§ Hasil Produk
§ Kondisi Sarana Kerja
§ Lingkungan Kerja
Tehnik Pengamatan
v Tentukan informasi yang ingin dibuktikan penerapannya
v Pimpin proses observasi, jangan terbawa oleh arahan auditee
v Pahami secara lengkap proses yang ingin diamati
v Hindari interupsi proses, minta izin bila ingin mendapatkan keterangan dari pelaksana proses
v Perhatikan pelaksanaan proses dengan seksama
v Amati kejadian-kejadian selama proses berlangsung
v Amati hal-hal berikut ini dan bandingkan sesuai persyaratan :
§ Cara/Tahapan kerja yang dilakukan
§ Dokumen yang digunakan
§ Sumber daya yang digunakan
§ Pelaksana yang melakukan
v Catat (masalah, lokasi, tanggal) jika terjadi proses atau dokumen atau sumber daya yang tidak sesuai.
Pendokumentasian Temuan
v Temuan Audit harus dicatat/didokumentasikan dengan segera saat temuan tersebut ditemukan
v Pencatatan dapat menggunakan checklist atau lembaran lain atau langsung pada Laporan Audit yang tersedia.
v Jika diperlukan dan bisa dilakukan, bukti temuan diminta untuk diserahkan sebagai pendukung laporan audit.
- Salinan dokumen (prosedur, forms, dll) yang tidak sesuai
v Untuk temuan visual, bisa dilakukan pendokumentasian dengan merekam / memotret dengan menggunakan kamera atau alat perekam lainnya.
Pencatatan Temuan
v Catatan temuan audit harus menjelaskan hal-hal sebagai berikut :
§ Masalah yang terjadi
§ Bukti terjadinya masalah :
• Dokumen / Catatan
• Hasil Tanya Jawab
§ Waktu terjadinya masalah
§ Lokasi terjadinya masalah
§ Standar/Persyaratan yang tidak dipenuhi
§ Jika perlu ditunjukkan potensi masalah yang akan ditimbulkan karena terjadinya masalah tersebut.
Bukti Objektif
Informasi kualitatif atau kuantitatif, catatan atau pernyataan dari KENYATAAN / FAKTA yang bersangkutan dengan suatu barang atau jasa atau penerapan dan adanya suatu unsur sistem mutu yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran atau pengujian dan yang dapat diverifikasi.
Beberapa contoh bukti objektif :
ü Catatan - catatan seperti risalah tinjauan manajemen, catatan pengendalian mutu,
ü Prosedur, petunjuk kerja, spesifikasi produk, standard teknis, dan lain -lain.
ü Kondisi fisik peralatan, mesin, area penyimpanan, atau komponen produk.
ü Pernyataan dari pihak auditee pada waktu diaudit.
ü Hasil observasi auditor pada beberapa area atau aktivitas yang diaudit.
Ketidaksesuaian
v Ketidaksesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan yang ditentukan
v Ketidaksesuaian mencakup penyimpangan atau kekurangan pada satu atau lebih bagian dari sistem mutu dengan persyaratan yang ditentukan
v Umumnya digolongkan dalam 2 kriteria yaitu :
§ Major / Non Conformance
§ Minor / Discrepancy
v Selain kedua hal diatas ada kriteria lain yaitu : “Remarks” atau “Opportunity For Improvement”
Pertemuan Penutup
v Pelaksanaan
§ Untuk Audit Internal tidak wajib dilakukan, bergantung budaya dan kondisi organisasi
§ Untuk Audit Eksternal wajib dilakukan.
§ Tujuannya :
§ Menjelaskan hasil-hasil Audit
§ Membahas temuan dan tindakan koreksi
§ Peserta :
§ Auditor
§ Auditee
§ Wakil Manajemen Mutu
§ Manajemen (Pimpinan)
Agenda Pertemuan Penutupan
v Ucapan terima kasih atas kerjasama dalam pelaksanaan audit.
v Penjelasan atas hasil audit, temuan dan penilaian yang dilakukan Auditor.
§ Temuan audit diuraikan secara singkat dan jelas
§ Latar belakang dan alasan temuan dijelaskan
§ Penilaian atas tiap temuan dijelaskan
§ Menetapkan Tindakan Koreksi atas temuan Audit
§ Batas waktu penyelesaian tindakan koreksi
§ Bentuk & cara pelaporan tindakan koreksi
v Kesepakatan waktu Tindak Lanjut Audit
§ Tanya jawab atas hasil temuan serta klarifikasi akhir
v Penutupan, kesimpulan dan komitmen tindakan perbaikan dari Manajemen
Komentar
Posting Komentar