PERENCANAAN AUDIT

-

 
Image source: Freepic 

 

Perencanaan Audit

Perencanaan Audit meliputi:

n  Tujuan & Lingkup

n  Penjadwalan

n  Pemilihan Auditor

n  Pemberitahuan Audit

n  Pengaturan Khusus

 

Tujuan Audit

v  Pada setiap pelaksanaan Audit sebaiknya ditetapkan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai untuk memastikan kelancaran proses audit dan arah pelaksanaan kegiatan audit yang dijalankan.

v  Hasil audit terdahulu, baik eksternal maupun internal dapat dan sebaiknya digunakan sebagai referensi dalam menetapkan tujuan/sasaran audit.

 

Lingkup Audit

v  Untuk melaksanakan Audit harus ditetapkan cakupan/lingkup yang akan diaudit.

v  Cakupan / Lingkup audit dapat berupa :

§  Produk/Layanan

§  Proses

§  Area

§  Fungsi

 

Penjadwalan Audit

v  Penjadwalan Audit dilakukan dalam beberapa tahapan yaitu :

§  Menyiapkan Jadwal audit

§  Menentukan Frekwensi audit

§  Menentukan Waktu audit

§  Penjadwalan Audit disusun oleh Koordinator Program Audit atau Wakil Manajemen Mutu.

v  Jadwal audit harus menunjukkan :

§  Area/Proses yang akan diaudit

§  Waktu Pelaksanaan (hari, tanggal, jam)

§  Auditor

§  Status pelaksanaan

 

Frekuensi Audit

v  Pada umumnya disesuaikan dengan tujuan dan sasaran audit ataupun persyaratan yang harus diikuti.

v  Tetapi dapat pula dipengaruhi oleh :

§  Keinginan Manajemen

§  Tersedianya auditor

§  Perpindahan Proses

§  Masalah Dalam Proses

§  Hasil Audit Terdahulu.

 

Waktu Audit

v  Setelah mendapatkan Sertifikat ISO 9000, organisasi disarankan melakukan audit mutu internal sebanyak 2 kali dalam satu tahun yang dilakukan sebelum pelaksanaan Surveilance Audit oleh Badan Sertifikasi.

v  Setiap bagian/proses telah dilakukan audit minimal satu kali dalam satu tahun.

v  Lama waktu pelaksanaan audit tiap proses/area berkisar antara 1 – 2 jam tergantung besar cakupan/lingkup proses/area yang akan diaudit.

 

Pemilihan Auditor

v  Tim Auditor untuk tiap proses/area terdiri atas 1 – 2 orang.

v  Auditor dipilih dengan dasar :

§  Telah mendapatkan pelatihan Audit Mutu Internal

§  Memiliki kompetensi sebagai Auditor

§  Auditor & Auditee pada tingkatan yang sama

§  Umumnya dari tingkatan Mid-Management

v  Auditor pemula dapat disertakan sebagai pendamping

 

Pembentukan Tim Audit

v  Dalam 1 organisasi, anggota Tim Auditor dapat terdiri dari beberapa orang tergantung kebutuhan.

§  Salah satu anggota ditunjuk sebagai Pimpinan (Lead) Auditor Organisasi

§  Anggota Tim Auditor akan dibagi dalam beberapa kelompok, dimana tiap kelompok terdiri dari (umumnya) 1-2 orang

§  1 orang Lead Auditor (kelomppk)

§  1 orang Auditor

§  Tiap kelompok Auditor akan mendapatkan tugas sesuai jadwal yang sudah ditetapkan

 

Tanggung Jawab Auditor

v  Melakukan Persiapan untuk Audit

v  Melakukan Audit Tepat Waktu

v  Menjelaskan temuan audit kepada Auditee

v  Menyepakati temuan audit dengan Auditee

v  Memastikan Auditee menetapkan tindakan koreksi

v  Menyiapkan Laporan Audit tepat waktu

v  Melakukan tindak lanjut Audit

v  Menutup Laporan Audit.

 

Tanggung Jawab Auditi

v  Mempersiapkan diri dalam audit 

v  Memastikan dokumen , prosedur, serta obyek audit di persiapkan

v  Menjawab pertanyaan dari auditor

v  Menjelaskan ke lapangan tentang proses yang di jalankan

v  Memberikan dokumen yang di minta oleh auditor

v  Menindaklanjuti temuan dan saran

v  Melaporkan kepada manajemen 

 

Pemberitahuan Audit

v  Pemberitahuan Audit dapat dilakukan secara

§  Resmi (tertulis)

§  Tidak Resmi (lisan)

§  Tanpa Pemberitahuan (spotcheck/audit)

§  Isi Pemberitahuan mencakup :

§  Tujuan/Sasaran Audit

§  Ruang Lingkup

§  Jadwal

§  Referensi/Acuan

§  Pemberitahuan disampaikan kepada :

§  Auditor

§  Auditee

§  Manajemen

§  Umum (karyawan & staff)

 

Pengaturan Khusus

Pengaturan perlu dilakukan terhadap hal-hal khusus seperti :

v  Area-area Khusus

§  Ruang Tertutup/Steril, Tempat pada Ketinggian/Kedalaman tertentu

§  Penggunaan Peralatan Pengamanan

§  Safety tools seperti sepatu, topi/helm, sarung tangan dll.

§  Pemeriksaan Keamanan

§  Safety Regulation

§  Pemandu/Pendamping

§  Sebagai penunjuk arah/lokasi audit

 

Pendamping Audit

v  Pemandu/pendamping disarankan disediakan untuk Audit dari pihak Eksternal.

v  Pemandu/pendamping lebih baik dari Tim ISO yang memahami proses penerapan Standar ISO didalam Organisasi

v  Fungsi Pemandu/Pendamping :

§  Menunjukkan lokasi pelaksanaan audit

§  Memastikan waktu audit dengan pihak auditee

§  Menyiapkan kunjungan pada tempat tertentu

§  Memastikan pelaksanaan aturan keamanan dan keselamatan diketahui dan dilaksanakan

§  Menyaksikan jalannya proses audit

§  Memberikan klarifikasi atau bantuan informasi

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Manajemen Risiko Berbasis SNI/ISO 9001:2015

-
Gambar
  Manajemen risiko berbasis SNI/ISO 9001:2015 membutuhkan pemahaman dan penerapan beberapa konsep penting, di antaranya: Konteks Organisasi: Sebelum dapat memulai manajemen risiko, organisasi harus memahami konteksnya dengan benar, termasuk pemahaman tentang tujuan dan sasaran bisnis, lingkungan internal dan eksternal, serta kebutuhan dan harapan para pemangku kepentingan (stakeholder). Identifikasi Risiko: Organisasi harus dapat mengidentifikasi risiko secara sistematis dan menyeluruh yang terkait dengan tujuan dan sasaran bisnisnya. Identifikasi risiko dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai metode seperti analisis SWOT, analisis PESTEL, atau analisis 5M. Penilaian Risiko: Setelah risiko diidentifikasi, organisasi harus melakukan penilaian risiko untuk menilai tingkat dampak dan probabilitas terjadinya risiko. Penilaian risiko juga harus mempertimbangkan tindakan yang telah dilakukan untuk mengurangi risiko, sehingga dampak dan probabilitas risiko dapat diperkirakan secara le...
Baca selengkapnya

SEJARAH ISO

-
Gambar
Konsultasi gratis: QAInteraktif, email: rekaide(at)yahoo(dot)com   Gambar: Anggota pendiri ISO (source: Wikipedia).   SEJARAH ISO §   ISO (International Organization for Standardization)   adalah badan organisasi   standarisasi internasional yang bertugas membuat standard   §   ISO berasal dari bahasa Yunani   ISOS yang artinya Equal atau SAMA. Di mana pun negara dan apa pun bahasanya, penerapan standard harus sama.   §   Membantu industri dan organisasi dunia agar bisa mencapai suatu hasil yang lebih efektif dan effisien yang proses bisnisnya dipahami bersama.    §   ISO didirikan di Inggris pada tahun 1947. Saat ini Sekertariat ISO berkedudukan di Genewa, Swiss.   Mulanya keanggotaan ISO terdiri dari perwakilan 25 Negara yang tergabung dalam Institute of Civil Engineer di London yang ditugaskan untuk membuat keseragaman standard.   §   Saat ini anggotanya lebih dari163 negara den...
Baca selengkapnya

CONTOH WORKSHEET - MATRIKS KOMUNIKASI

-
Gambar
  Contoh Matriks Komunikasi Internal   MATRIKS KOMUNIKASI Organisasi harus mendesain dan merekam pola komunikasinya agar berjalan efektif dan efisien. Komunikasi sangat vital bagi keberlangsungan proses organisasi. Komunikasi diklasifiksikan sebagai komunikasi internal dan ekstenal. Komunikasi internal memetakan bagaimana dan melalui media apa saja untuk menyampaikan strategi maupun lainnya sesuai dengan visi yang hendak diraih beserta misi yang harus dilaksanakan. Komunikasi eksternal ditujukan untuk memetakan bagaimana komunikasi organisasi dengan fihak luar dilakukan dan direkam. Komunikasi internal dan eksternal dapat dinyatakan ke dalam rekaman jenis, obyek, periode, penerima informasi, tools yang digunakan, serta PIC yang bertanggung-jawab memantaunya. Jenis komunikasi merupakan definisi bentuk komunikasi yang dijalankan organisasi, bisa yang sifatnya rutin terjadwal, maupun yang tidak terjadwal namun tetap harus didokumentasikan sebagai salah satu eviden p...
Baca selengkapnya