SMMI
SMMI (SISTEM MANAJEMEN MUTU INTEGRASI)
Sebelum lebih jauh membahas integrasi sistem manajemen mutu, ada baiknya kita pahami mengapa organisasi sangat memerlukan sebuah sistem manajemen yang handal. Perhatikan flow-chart berikut ini:
Siklus dimulai dari P (Plan), yaitu bukan sekedar rencana dari sekelompok orang yang spontan ingin mewujudkan keinginan. Namun lebih dari itu, Plan dalam kaidah ISO 9001 harus teruji dengan dibuktikan oleh adanya berbagai pemenuhan persyaratan agar sebuah rencana dinilai telah matang dan layak.
Plan
Dalam diagram, siklus Plan meliputi setidaknya pemenuhan persyaratan untuk 1) Konteks organisasi, 2) Komitmen Kepemimpinan, dan 3) Proses Perencanaan itu sendiri. Secara sederhananya, sebuah rencana tidak akan layak secara organisasi disebut sebagai rencana jika tidak memenuhi salah satu persyaratan tersebut; Rencana tanpa pemahaman terhadap konteks organisasi adalah sesuatu yang ngawur, rencana tanpa komitmen pemimpin dan top level management juga akan mandul, serta rencana tanpa proses perencanaan yang dibakukan dalam SOP tidak akan menjadi nilai lebih bagi operasional organisasi.
Do
Kerjakan apa yang telah dibakukan dalam proses sebelumnya (planning/perencanaan). Yang harus dilakukan pertama kali adalah memastikan tersedianya Support (dukungan) untuk semua prosedur. Dukungan pada umumnya berupa 5M+1i, yaitu, ketersediaan Man (personel) yang memadai, dukungan Money (finansial operasional), Machine (mesin dan peralatan), Material, dan Method yang digunakan. Semua itu kemudian dilengkapi oleh Integrity dari pelaksana pekerjaan.
Untuk itulah organisasi harus mempersiapkan seluruh dukungan yang diperlukan, diperinci dengan cermat, dan dikelola sesuai dengan praktik GCG.
Setekah Support siap, operasional bisa dijalankan sesuai yang direncanakan. Tentu saja harus dibekali denganberbagai tool terkait checklist evaluasi, kontrol operasional dan cacat pelayanan. Semua itu akan menjadi rekaman penting untu bahan evaluasi capaian kinerja organisasi.
Check
Secara periodik kinerja organisasi akan dipantau dan dievaluasi melalui berbagai mekanisme, di anataranya, audit internal dan kaji ulang manajemen. Proses ini sangat vital dilaksanakan sebaik-baiknya bagi organisasi progresif. Dengan mekanisme Checking ini akan diperoleh berbagai data signifikan bagi rencana aksi tahun kerja berikutnya.
Act
Pada dasarnya fase ini berisi konsisteni organisasi di dalam memperbaiki berbagai celah risiko dan mengubahnya menjadi peluang serta mempertahankan capaian positif sesuai sasaran mutu yang ditetapkan.
Kesemuanya dirangkum secara terstruktur dalam Standard. Organisasi dengan ukuran berapa pun dan tipe bagaimanapun seharusnya mudah mengimplementasikan berbagai persyaratan Standard.
Integrasi Sistem manajemen Mutu
Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan sebuah organisasi dapat diintegrasikan untuk membuatnya lebih efektif dan efisien, baik dari sisi pengelolaan manual maupun aplikasi teknologi informasi.
Standard yang paling lazim digunakan untuk membingkai integrasi adalah PAS 99:2012 dan SNI ISO 9001:2015. Dalam kesempatan ini saya akan menggunakan PAS 99:2012 untuk integrasi.
Sebelum lebih jauh membahas integrasi sistem manajemen mutu, ada baiknya kita pahami mengapa organisasi sangat memerlukan sebuah sistem manajemen yang handal. Perhatikan flow-chart berikut ini:
Siklus dimulai dari P (Plan), yaitu bukan sekedar rencana dari sekelompok orang yang spontan ingin mewujudkan keinginan. Namun lebih dari itu, Plan dalam kaidah ISO 9001 harus teruji dengan dibuktikan oleh adanya berbagai pemenuhan persyaratan agar sebuah rencana dinilai telah matang dan layak.
Plan
Dalam diagram, siklus Plan meliputi setidaknya pemenuhan persyaratan untuk 1) Konteks organisasi, 2) Komitmen Kepemimpinan, dan 3) Proses Perencanaan itu sendiri. Secara sederhananya, sebuah rencana tidak akan layak secara organisasi disebut sebagai rencana jika tidak memenuhi salah satu persyaratan tersebut; Rencana tanpa pemahaman terhadap konteks organisasi adalah sesuatu yang ngawur, rencana tanpa komitmen pemimpin dan top level management juga akan mandul, serta rencana tanpa proses perencanaan yang dibakukan dalam SOP tidak akan menjadi nilai lebih bagi operasional organisasi.
Do
Kerjakan apa yang telah dibakukan dalam proses sebelumnya (planning/perencanaan). Yang harus dilakukan pertama kali adalah memastikan tersedianya Support (dukungan) untuk semua prosedur. Dukungan pada umumnya berupa 5M+1i, yaitu, ketersediaan Man (personel) yang memadai, dukungan Money (finansial operasional), Machine (mesin dan peralatan), Material, dan Method yang digunakan. Semua itu kemudian dilengkapi oleh Integrity dari pelaksana pekerjaan.
Untuk itulah organisasi harus mempersiapkan seluruh dukungan yang diperlukan, diperinci dengan cermat, dan dikelola sesuai dengan praktik GCG.
Setekah Support siap, operasional bisa dijalankan sesuai yang direncanakan. Tentu saja harus dibekali denganberbagai tool terkait checklist evaluasi, kontrol operasional dan cacat pelayanan. Semua itu akan menjadi rekaman penting untu bahan evaluasi capaian kinerja organisasi.
Check
Secara periodik kinerja organisasi akan dipantau dan dievaluasi melalui berbagai mekanisme, di anataranya, audit internal dan kaji ulang manajemen. Proses ini sangat vital dilaksanakan sebaik-baiknya bagi organisasi progresif. Dengan mekanisme Checking ini akan diperoleh berbagai data signifikan bagi rencana aksi tahun kerja berikutnya.
Act
Pada dasarnya fase ini berisi konsisteni organisasi di dalam memperbaiki berbagai celah risiko dan mengubahnya menjadi peluang serta mempertahankan capaian positif sesuai sasaran mutu yang ditetapkan.
Kesemuanya dirangkum secara terstruktur dalam Standard. Organisasi dengan ukuran berapa pun dan tipe bagaimanapun seharusnya mudah mengimplementasikan berbagai persyaratan Standard.
Integrasi Sistem manajemen Mutu
Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan sebuah organisasi dapat diintegrasikan untuk membuatnya lebih efektif dan efisien, baik dari sisi pengelolaan manual maupun aplikasi teknologi informasi.
Standard yang paling lazim digunakan untuk membingkai integrasi adalah PAS 99:2012 dan SNI ISO 9001:2015. Dalam kesempatan ini saya akan menggunakan PAS 99:2012 untuk integrasi.
PAS (Publicly Available Specification)
99:2012 menyangkut
tujuh persyaratan umum standar sistem manajemen yang digariskan dalam ISO
Guide 72;
dokumen petunjuk serta pemenuhan pendekatan Plan,
Do, Check, Act
di sebagian besar persyaratan standar sistem manajemen.
Persyaratan umum
PAS 99:2012 adalah:
-Spesifikasi 4 Konteks
Organisasi;
-Spesifikasi 5 Kepemimpinan;
-Spesifikasi 6 Perencanaan;
-Spesifikasi 7 Dukungan;
-Spesifikasi 8 Operasi;
-Spesifikasi 9 Evaluasi
Kinerja;
-Spesifikasi 10 Perbaikan
Berkesinambungan
Komentar
Posting Komentar